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Zeitmanagement

Hast du mehr Stunden am Tag?

Zeitmanagement - DAS Thema schlechthin! Wie bringst du das alles unter einen Hut? Wann machst du das alles? Hast du mehr Stunden am Tag? All diese Fragen bekomme ich oft zu hören. Hierzu eine immer passende Antwort:

Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen!

Ein Bericht von Pamela Gailus,Direktorin des Teams „Schmetterling“

Mein Geheimnis: Arbeite mit einer „Liste“. Eine „To-do-Liste“ erleichtert so einiges. Oft ist der Kopf voll von Dingen, die zu erledigen sind. Man weiß oft nicht – wo fange ich denn nun an? Und hier kommt mein Organizer ins Spiel. Ich schreibe alle Dinge, die zu erledigen sind auf und verteile sie dann je nach Wichtigkeit an den zur Verfügung stehenden Tagen. Manche Dinge können während dem Autofahren oder dem Kochen erledigt werden (das wird natürlich auch berücksichtigt). Ich arbeite viel mit Farben – das macht das Leben bunter. Hast du die Aufgaben verteilt, sind sie vom Kopf aufs Papier gewandert und man beschäftigt sich nur mit der aktuellen Aufgabe.
WICHTIG: Achte auf Zeitfresser wie Facebook, Whats app, usw.

Im Kalender erfasse ich alle anstehenden Termine und im Organizer wird jeder Tag „zerpflückt“! 

Denke dran, jeder hat seinen eigenen Arbeitsstil. Der eine mag es geordnet, der andere wird erst im Chaos kreativ. Lerne deinen Stil zu leben und zu lieben. Ich persönlich brauche Chaos, um kreativ arbeiten zu können. Ist viel zu tun, dann ist Unordnung vorprogrammiert. Das Glücksgefühl, wenn dann alles erledigt ist und wieder „Ordnung“ herrscht ist sagenhaft. Genauso ist es mit allen Aufgaben, die wir erledigen wollen. Sind sie erledigt, ist das Gefühl einfach toll. Und genau aus diesem Grund arbeite ich mit einer To-do-Liste . Ein Häkchen zu sehen, tut so richtig gut. Und was du heute nicht mehr erledigen kannst – kannst du auch auf morgen verschieben – da ist nämlich auch noch ein Tag. 
Und zum Schluss, aber ganz wichtig! Vergiss dich selbst NIE und nimm dir auch mal eine Auszeit.

 

Interview: Direktorin Pamela Gailus beantwortet unsere Fragen rund um das Thema Zeitmanagement

 

Wie viel Zeit investierst Du pro Monat ins GONIS Geschäft? 
Im Schnitt übers Jahr gerechnet sind es etwa 30 bis 40 Stunden pro Woche.

Wie sieht in der Regel Dein Wochenplan/Monatsplan aus? 
Ich organisiere jeden Sonntagabend die komplette Woche durch. Welche fixen Termine gibt es? Welche Termine sind noch offen? Was ist zu tun? Ich erstelle eine To-do-Liste für die ganze Woche.
 
Wie organisierst Du Deine Infotermine/Schulungstermine? Führst Du Einzelgespräche/Einzelschulungen oder Gruppeninfos/-schulungen?
Ich führe meist Einzelgespräche – hin und wieder entstehen Gruppeninfos.

Wie lange dauert so eine Info in der Regel?
Etwa eine Stunde, inklusive Fragen.

Hast Du fixe Termine dafür?
Ja für das Team – Mittwochabend oder vor jedem Meeting. 

Führst Du die Infos/Schulungen für Dein gesamtes Team?
Ja, bis zu meinen Führungskräften.

Muss man sich anmelden oder kommt man einfach hin?
Nur mit Anmeldung.

Was passiert mit dem Termin/der Zeit, wenn keiner zur Info/Schulung kommt?
Homeoffice.

Wann und wie oft bearbeitest Du Deine E-Mails?
Wenn ich Homeoffice betreibe, je nach Terminen vormittags oder abends, jeden Tag!

Wie viel Zeit investierst Du in Facebook? Wie häufig postest Du?
Etwa zwei bis drei Mal pro Woche. 

Wie oft checkst Du Deinen FB-Account?
Mehrmals täglich.

Wie organisierst Du zeitlich Deine Antworten auf Posts?
Ich antworte meistens sofort, damit ich es nicht vergesse.

Wie organisierst Du zeitlich Deine What´s App Aktivitäten? Wie organisierst Du What´s App Anfragen? (sofortige Antwort oder zeitlich geregelt?)
Je nachdem wie zeitintensiv die Anfrage ist, gleich oder innerhalb der nächsten Stunden 

Hast Du organisierte Gruppe(-n)- Chats? (dauernd verfügbar oder zeitlich geregelt?) Ja, es gibt verschiedene Gruppen:

  • Super Elite: meine Führungskräfte
  • Elite: meine besten Beraterinnen
  • Team Schmetterling: alle direkten Schmetterlinge – hier werden Informationen von mir ans Team weitergegeben, z.B. Meetings, Anmeldungen usw. 
  • Offener Austausch: alle Schmetterlinge in der gesamten Struktur
  • Inspiration, Austausch von Infos und Ideen, Motivation

Unterscheidest Du in Deinem Antwortverhalten z.B. bezüglich Dringlichkeit, Kunden- oder Teamanfragen?
Ja, je nachdem wie dringend die Anfrage ist. 

Wie vermeidest Du, dass jemand aus dem Team ggf. nicht ganz richtige Antworten gibt, wenn Du nicht gleich antwortest? (Kostet ja auch viel Zeit, Fehlinformationen wieder richtigzustellen.) 
Meine Führungskräfte unterstützen mich da sehr gut. Wenn jemand eine Fehlinformation verbreitet, wird das relativ schnell richtig gestellt. 

Du hast Dir Dein Team je nach Geschäftsaufbauwünschen gruppiert. 
JA, es gibt verschiedene Gruppen. Führungskräfte, Beraterinnen die ein Team aufbauen wollen, gute Beraterinnen, Hobby-Beraterinnen. 

Wie viel Zeit investierst Du in jede Gruppe?
Grundsätzlich je nach Anliegen. Die guten Beraterinnen werden mind. 3 Mal im Monat telefonisch kontaktiert. 

Gibt es zeitliche Regelungen, wann sich jemand bei Dir melden kann?
Grundsätzlich bin ich vormittags (sofern ich keinen Termin habe) zu erreichen. Der Nachmittag gehört meinen Kindern. Abends auf dem Weg zur Vorführung, Info oder Schulung bin ich wieder erreichbar bzw. ruf die Nachmittagsanrufe retour. 

Bist Du mit Deinem Zeitmanagement zufrieden?
Grundsätzlich ja. Ich nutze die Zeit, die ich zur Verfügung habe, optimal. Ich plane meist gut voraus und arbeite mit To-do-Listen, was einiges erleichtert. 

Was würdest Du gerne in Deinem Zeitmanagement zukünftig verbessern?
Ich muss lernen mehr zu delegieren und somit mehr Zeitfenster für mich zu haben. Selbst bleibe ich meist auf der Strecke, was langfristig nicht sehr produktiv sein wird.

ZEITMANAGEMENT-TIPP
Die Studentin „Ella TheBee“ hat viele Youtube-Videos rund ums Thema Zeitmanagement, Organisation und Planung online gestellt. Vielleicht sind da Tipps dabei, die Sie toll finden und selbst gerne übernehmen möchten.